Tasks

  • Telefonzentrale bedienen und allgemeine Auskünfte in Deutsch, Englisch und Französisch geben
  • Sicherheitsvorschriften einhalten (Gebäudezutritt, Zutrittskontrolle, Registrierung)
  • Verwaltung externer Kunden, Besucherbetreuung, Organisation von Fahrkarten und Transportdiensten
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post, Koordination von Kurierdiensten
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Getränken und Catering
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben (E-Mail-Verwaltung, Weiterleitung von Anfragen)
  • Administrative Unterstützung des Facility Managements und der Allgemeinen Dienste
  • Verwaltung der Prozessabläufe im Nachrichtensystem für Pharmacovigilance
  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Servicequalität
  • Unterstützung des HR-Teams

Qualifications

  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
  • Erfahrung im Kundenkontakt, idealerweise an einer Rezeption
  • Hohe Service- und Kundenorientierung, selbstständige Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit, Diskretion und Flexibilität
  • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel etc.)
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse von Vorteil